スケジュールを複数パターン用意しておく

働き方改革が進む中で、個人も組織も“柔軟性”が求められる時代になりました。業務を効率的に回すためには、あらかじめ複数パターンのスケジュールを用意しておくことが、想像以上に大きな効果を生み出します。

想定外の事態に備えるのが「新しい仕事の基本」

社内外の会議、急なトラブル対応、部下からの相談、家庭の事情など、etc・・・
予定通りに1日が進むことのほうが少ないのではないでしょうか。

別パターンのスケジュールが用意してあれば、冷静に選び直すだけで済みます。メインの予定が崩れても、「じゃあB案でいこう」といった複数スケジュールを前もって用意しておけば、どんな状況でも動じることなく、対応に移れます。

こうした「選択肢を持つ力」は、社員一人ひとりの自律性を育てるだけでなく、組織全体の対応力を底上げします。働き方改革を単なる制度の変更にとどめず、“現場の運用力”として活かすための、実践的な工夫です。

天候や外的要因も想定に入れるスケジューリング

とくに旅行のときは、天気に左右されるシーンが多いですよね。わたしも遠出するときは、必ず「晴れの日プラン」と「雨の日プラン」の両方を用意しています。

たとえば、晴れていれば街歩きや、露天風呂に行ったり、屋外系を中心に。雨なら商業施設でのんびり過ごすとか、室内でできることを中心に。近くのカフェや温泉施設、コワーキングスペースなども候補に入れておくと便利です。

あわせて、行きたい飲食店もいくつかピックアップしておくと、当日の混雑や臨時休業にも柔軟に対応できます。お昼ごはんの候補を3つ、夜は少し遠出する場合の候補も…というふうに複数想定しておくと安心です。

これって、仕事にも応用できます。たとえば、「通常の予定では現地訪問、台風とか大雪であればオンライン商談」など、事前に複数ルートを用意しておけば、当日の判断もスムーズです。外出や出張、現場対応が多い業務では、天候や交通の影響を無視できません。

これらは一見、個人の工夫のように見えますが、組織全体で「変化を想定して動ける」文化を育てることは、社員のストレス軽減にもつながります。経営者・人事担当としては、こうした思考を後押しする制度設計も検討すべき時期かもしれません。

スケジュールには「心の余白」も含めておく

忘れてはいけないのが、“気持ちの切り替え”も準備のうち、という視点です。予定変更に対して「失敗した」「迷惑をかけた」と思い込んでしまうと、本人のパフォーマンスが大きく下がってしまいます。

上司やリーダーが「プラン変更は想定内」「その判断は素晴らしい」と声をかけるだけでも、職場に安心感が生まれます。

働き方改革とは、ただの制度改革ではありません。人と組織が柔軟に動けるようになるための“思考のアップデート”でもあります。

EGUYAN

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富山県富山市生まれ、埼玉県川越市育ち、現在も川越在住。 ワーケーションソリューション（Well is）代表 日本産業カウンセラー協会認定産業カウンセラー。 野球と旅とまいう〜と。がモットー。